Una lista de tareas por sí sola, no nos ayuda a resolver las múltiples tareas a las que hacemos frente a diario. Nos sirve de guía, desahogo mental y como recordatorio. Pero puede ser tan larga como tareas nos surjan, y esto para una mujer y madre inconformista  creativa no tiene fin…

Aprender a trabajar de forma personalizada con nuestra lista de tareas, para qué deje de ser la causa principal de nuestro agobio y se convierta en nuestra aliada, es posible. Esta es mi misión de hoy.

¡Empezamos!

Cuando finalizamos una lista de tareas pendientes, hay tres preguntas básicas (causadas por el desconcierto de su longitud) que nos hacemos:

¿Por dónde empiezo?

¿Qué tengo qué hacer primero?

¿Cómo priorizo las tareas esta semana?

¡Vamos a darles respuestas a todas ellas! 

¿Lista?

¡Aprendamos la teoría!…

Es más fácil iniciar una nueva forma de organización y planificación, si los pasos son concretos y a corto plazo. Por ello vamos a centrar esta herramienta en la planificación de las tareas de una sola semana, pudiendo trabajar de igual forma las siguientes.

Pasos básicos para aprender a priorizar tú lista de tareas

 

1.Haz una única lista de tareas. Sé, que soy muy pesada con esto. Pero de nada vale aprender a priorizar si tenemos cada una de las tareas repartidas por doquier. El caos está asegurado.

2.Escribe todo lo que se te pase por la cabeza, no te preocupe por nada más, tú suéltalo. Ya pondremos orden más adelante. Si ya tienes tú lista hecha, tenla a mano, que vamos a empezar a trabajar en ella.

3.Marca con un círculo las tareas que sí o sí tienes que hacer está semana (eventos, citas importantes, compras, recados, tareas del trabajo, hogar….

4.Diferencia a simple vista la importancia de cada tarea. Esta simple guía de colores, te ayudará:

  • Urgentes. Son tareas que tienes que finalizar esta semana. No puedes postergar a semanas posteriores. A veces están relacionadas con las tareas “Importantes” y viceversa (compras, recados, tareas de trabajo…). Por ejemplo: comprar el disfraz de Sergio (Urgente) para la fiesta de fin de curso de esta semana (importante).
  • Importantes. Son tareas que tienen día y hora para llevar a cabo. Este tipo de tareas influyen en la organización y planificación del resto de tareas semanales (citas médica, evento, cita peluquería, plazos de entrega…)Por ejemplo: el Jueves tengo la entrega de un documento compuesto por 38 páginas, a las 10.30 am. Mi planificación a partir del Lunes hasta el Jueves de esta semana, de 8:00 a 10:oo am estará enfocada en la realización de este proyecto, en lugar a las rutinarias que suelo hacer en ese bloque horario.
  • Normales. Son tareas que tienes que finalizar a lo largo de la semana. Su planificación es flexible y adaptable a las dos primeras porque no tienen ni día ni hora límite.
  • Comodín. Son tareas pequeñas que debes de llevar a cabo a lo largo del mes y que no suponen más de dos minutos hacerlas. Realmente son las que más engordan nuestra lista de tareas y las que más postergamos.

5.Señala con un asterisco *, las tareas complejas que debes finalizar esta semana y que para ello tienes que dividir en pequeñas tareas.

 ¿Qué te ha parecido? ¿A qué ha sido más fácil de lo que te imaginabas a priori?

¡Genial!  Ya has visto lo sencillo que puede ser priorizar esa enorme lista de tareas.

Ahora, llega el momento de la planificación, para ello necesitas tener  a mano un calendario semana vista y tú lista de tareas. Vamos a pasar la información de una a otra, de forma ordenada. ¡Verás que fácil!

 

Finalizar tus tareas, urgentes e importantes,  

debe ser tú prioridad diaria

 

Y para ayudarte a ellos, he diseñado una pequeña guía que te ayudará a planificarlas de forma sencilla y rápida…

¡Vamos a ello!

Primero, escribe las tareas Importantes (naranja) esas que no puedes olvidar porque tienen día y hora de acción.

Segundo, las Urgentes (rojo), tareas que tienes que hacer sí o sí, esta semana. Ya sabes, pueden estar relacionadas o no con las primeras, con lo que tienes que tener en cuenta si debes planificarlas el mismo día o diferentes.

Tercero, elije una de las marcadas con *, la que más te urge finalizar esta semana. Sólo una. Marca todos los días de la semana un espacio (el más adecuado para ti) con el nombre “15 minutos para”. Desglosa esa gran tarea en otras pequeñas y cada día trabaja 15 minutos en una de ellas. ¡Al final de la semana la tarea compleja estará acabada!

Cuarto, elije tres de las cinco tareas normales y comodín. Escríbelas en un lateral de la semana vista. Y cada noche o mañana depende de cuando revises tú agenda, añades una de cada.

Recuerda que nuestra agenda sufre a menudo el “Síndrome de lo imprevisto” con la mala costumbre que suelen ser tareas urgentes o importantes. Por lo que debes dejar el máximo tiempo libre posible. Es decir, si puedes realizar a diario 5 tareas, planifica en tu agenda 3. Tienes que dejar espacios para cuida de ti.

 

¡Eres tan importante, incluso más,

que cualquiera de las tareas que intentas priorizar con tanta motivación!

Sin ti nada funciona.

Algunos consejos extras…

 

Selecciona un máximo de 15 tareas semanales, mi límite está entre 15 y 20.

En este ejercicio hablo de tareas ocasionales, no rutinarias. Sobre la organización y planificación de estas últimas hablaré en otro post 😉 .

Top 3, te recomiendo que no selecciones más de tres tareas de tu lista diaria por día. Lo ideal sería realizar una tarea urgente, otra importante y otra normal o comodín, pero esto varía según el número de tareas urgente y prioritarias que tengas que hace cada día y a las que debes dar prioridad.

¿Cómo te ha ido? ¿Ha sido fácil verdad?

Sé que la teoría ha sido larga, pero no quería dejar nada en el tintero, quiero ofrecerte todas las herramientas que están a mi alcance para que la planificación y organización de tú día a día sea mucho más simple. Además cada herramienta que te presento puedes personalizarla y adaptarla a ti al 100%. Esa es mi obsesión, lo confieso. 😛

Como ya sabes, me encanta conocer tú opinión y experiencia…cómo te organizas, que otras herramientas utilizas a diario, que te ha gustado de ésta y cómo la has incorporado a tú rutina diaria…cada aportación, por muy pequeña que parezca, puede llegar a ser muy grande para otras mujeres y madres inconformista como nosotras.¿Te ánimas?  ¡Espero verte pronto por aquí!

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¡Simplemente HAZLO!

firma yolanda

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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